Kampus Ketat Akan Perizinan, Mahasiswa Terima Dampaknya

SERPONG, ULTIMAGZ.com – Salah satu tanggung jawab dasar seorang mahasiswa adalah hadir di setiap jadwal perkuliahan. Namun, mahasiswa yang berhalangan hadir di kelas karena beberapa hal tertentu dapat mengajukan perizinan untuk memutihkan absennya. Sayangnya, syarat-syarat pemutihan absen di Universitas Multimedia Nusantara (UMN) mengharuskan mahasiswanya untuk melewati proses yang panjang dan tak jarang dianggap menyulitkan. 

Sebelum membahas perizinan lebih dalam, Ultimates harus memahami terlebih dahulu regulasi pemutihan absen yang berlaku di UMN. Menurut Buku Panduan Akademik “Lecture Terms – Article 14 Clause 5”, pemutihan absensi diberikan bagi mahasiswa yang mendapat tugas untuk mewakili UMN di perlombaan, mengalami kedukaan keluarga inti, menjalani rawat inap di rumah sakit, atau menderita penyakit kritis seperti infeksi.

Baca juga: Mahasiswa UMN Jadi Target Penipuan, Jangan Mau Jadi Korban!

Setiap perizinan harus dilengkapi dengan bukti dokumen sesuai dengan alasan izin, kemudian diajukan melalui situs gapura.umn.ac.id. Permohonan pemutihan absen akan lebih lanjut diproses untuk diterima atau ditolak oleh kampus.

Sayangnya, ada beberapa kejadian yang mana mahasiswa mengalami sakit dengan kondisi serius dan membutuhkan istirahat, tetapi belum sempat datang ke rumah sakit untuk menerima perawatan. Beberapa hal pun menjadi alasan, mulai dari keuangan hingga waktu. 

Aturan pemutihan absen UMN juga kerap mempersulit mahasiswa yang izin dengan kondisi kedukaan. Mahasiswa mendapatkan pemutihan absen kedukaan dengan mengajukan banyak dokumen, mulai dari lampiran fotokopi Surat Kematian dari Rumah Sakit atau RT/RW setempat, fotokopi Kartu Keluarga (KK), surat keterangan dari orang tua atau wali, sampai tiket perjalanan yang dibubuhi stempel atau cap dari instansi terkait.

Namun, hal ini terkadang sulit dipenuhi mahasiswa. Sebab, keluarga yang sedang mengalami kedukaan biasa juga disibukkan menangani berbagai hal. Ditambah lagi dengan syarat mengajukan akta kematian dalam jangka waktu tujuh hari dari tanggal ketidakhadiran mahasiswa, sedangkan dokumen tersebut biasanya membutuhkan waktu yang lama untuk terbit.

Selain itu, beberapa regulasi pemutihan absen dapat membingungkan mahasiswa yang membacanya. Contohnya, aturan pemutihan absen ketika keluarga inti dan kakek/nenek meninggal dengan meminta fotokopi KK. Namun, dalam beberapa kasus, mahasiswa memiliki KK yang berbeda dengan kakek atau nenek mereka. 

Untuk Pemutihan Absen karena Sakit, Dibutuhkan Surat Izin Rawat Inap

Dengan banyaknya regulasi dan persyaratan yang harus diurus di tengah kesulitan kondisi, pemutihan absensi ini dipandang merepotkan oleh beberapa mahasiswa. Salah satunya seperti yang diceritakan oleh mahasiswa Jurnalistik UMN angkatan 2021 berinisial JM yang pernah mengurus pemutihan absen saat sedang sakit.

“Waktu itu di hari Kamis malam, saya sakit dan ternyata panas (suhu badan) saya 38 derajat (celcius) dan langsung dibawa ke rumah sakit. Otomatis besoknya pasti enggak akan bisa mengikuti kelas yang ada. Jam 09.00 malam itu ke rumah sakit dan baru selesai jam 03.00 pagi. Setelah itu, saya melakukan pemutihan absen di Gapura untuk hari Jumat,” tutur JM saat diwawancarai oleh ULTIMAGZ, Rabu (04/09/24).

Lalu, JM juga mengatakan bahwa ia sudah menyertakan surat dari dokter yang saat itu bertugas menanganinya pada izin pemutihan absensi. Kendati demikian, surat yang didapatkan itu bukanlah surat rawat inap, melainkan surat izin untuk beristirahat di rumah.

“Dokter bilang di suratnya itu (surat izin istirahat) kalau dua sampai tiga hari diizinkan untuk beristirahat dulu di rumah,” lanjutnya. 

Meskipun demikian, ternyata pengajuan pemutihan absen yang dilakukan oleh JM ditolak oleh Gapura. JM mengatakan ia baru mengetahui bahwa pemutihan absen baru diterima apabila surat yang diberikan itu adalah surat izin rawat inap. Baginya, aturan ini kurang bisa diterima.

“Jujur saja, saya kurang setuju karena enggak semua orang punya keuangan lebih dan (biaya) rawat inap itu juga enggak murah,” lanjut JM.

Hal yang sama pun dialami oleh FA, mahasiswa Desain Komunikasi Visual (DKV) UMN angkatan 2022. FA turut menceritakan kesulitan yang ia alami dalam pemutihan absen ketika mengalami sakit dengan kondisi serius.

“Waktu itu aku sudah benar-benar enggak oke (kondisinya), tapi aku lagi sendirian di rumah dan enggak ada yang bisa antar ke rumah sakit. Pas (sempat) ke rumah sakit,  enggak dikasih surat dari dokter. Belum lagi pas aku ke Gapura enggak ngerti gimana cara pakainya. Ujung-ujungnya capek (karena dalam kondisi sakit) dan aku menyerah saja pemutihannya, enggak mau pusingin lagi,” cerita FA saat diwawancarai ULTIMAGZ secara daring, Kamis (05/09/24).

Kesulitan serupa juga dialami oleh EP, mahasiswa Fakultas Teknik dan Informatika (FTI) UMN angkatan 2022 yang pengajuan pemutihan dan koreksi absensinya pernah ditolak oleh Gapura.

“Pernah mengalami kesulitan buat pengajuan (pemutihan absensi), apalagi waktu masih maba (mahasiswa baru) terus mau pemutihan absen ke Gapura harus berdasarkan surat dokter, sedangkan pada saat itu posisinya lagi di rumah sendiri dan mau enggak mau harus enggak masuk karena demam tinggi, tapi belum berobat karena posisi enggak ada yang nemenin, dan pada saat mau mengajukan ke Gapura juga bingung enggak ada tutorial di website tersebut,” ujarnya saat diwawancarai ULTIMAGZ pada Minggu, (08/09/24).

Sama seperti JM, menurut EP, bagian yang paling menyulitkan mahasiswa dari peraturan pemutihan absensi adalah keharusan melampirkan surat rawat inap di rumah sakit. Menurutnya hal ini menyulitkan, terlebih bagi mahasiswa yang tinggal sendiri.

“Regulasi wajib ada surat dokter. Alasannya enggak semua orang siap untuk berobat (ke rumah sakit), enggak semua orang ada yang nemenin waktu sakit, lalu juga walaupun kita ada surat dokter kadang nggak di-acc (terima) oleh BIA (Biro Informasi Akademik) dan juga ada juga dosen yang (ketika) nama kita tidak keabsen meskipun kita (sudah) masuk, pas mau mengajukan (koreksi absensi) malah ditolak,” lanjutnya.

EP berharap pihak kampus dapat meninjau kembali regulasi yang berlaku dan sedikit melonggarkannya agar mahasiswa dapat mengikuti perkuliahan dengan lebih baik.

“Harapan saya semoga regulasi perizinan maupun pemutihan absen ditinjau lagi, coba (lebih) mengerti kepada mahasiswa, mahasiswa bayar masa iya kudu nunggu sekarat lalu lemas baru diizinkan, dan kebijakan peraturan tersebut juga coba dilonggarkan lagi agar mahasiswa bisa lebih baik dalam menjalankan aktivitas kuliahnya,” tuturnya. 

Lantas, bagaimana tanggapan pihak kampus terkait perizinan ini? Untuk itu, ULTIMAGZ mengirim pertanyaan wawancara Krizia Angelina selaku Manager of Student Affairs UMN melalui surat elektronik (surel) pada Rabu, (04/09/24) yang dijawab pada Kamis, (26/09/24).

Ketika ditanyakan terkait dasar adanya aturan tersebut, Student Service UMN menanggapi bahwa universitas telah berupaya untuk tetap berempati dengan kondisi mahasiswa sekaligus menjaga tanggung jawab akademik yang harus dijalani mahasiswa.

“Aturan dibuat berdasarkan tingkat keseriusan kondisi yang dialami oleh mahasiswa sehingga membatasi kehadiran secara fisik di kelas. Selain itu, ini merupakan kejadian yang tidak dapat dikendalikan sehingga universitas berupaya untuk tetap berempati dengan kondisi mahasiswa sekaligus menjaga tanggung jawab akademik yang harus dijalankan oleh mahasiswa,” jelas Angel dalam keterangannya kepada ULTIMAGZ.

Keterangan Angel merujuk pada Buku Panduan Akademik dan Kemahasiswaan Poin E butir (3) yang menyatakan pemutihan absensi karena sakit rawat inap seharusnya diterima jika diajukan maksimal tujuh hari dari tanggal ketidakhadiran yang dilengkapi dengan lampiran surat keterangan sakit, rawat inap, dan keterangan istirahat atas rekomendasi dokter.

“Mahasiswa yang dirawat inap dapat mengajukan pemutihan absen sesuai dengan tanggal rawat inap hingga tanggal istirahat sesuai rekomendasi dari dokter yang tertulis di dalam surat keterangan sakit atau rawat atau keterangan istirahat. Di luar tanggal surat tersebut, tidak mendapat pemutihan absensi,” terangnya.

Selain sakit rawat inap, kampus hanya memberikan keringanan atau toleransi untuk mahasiswa yang memiliki penyakit keras dan bawaan yang mengharuskan mereka sering absen untuk perawatan rutin.

“Ya, diberikan keringanan apabila memiliki kondisi medis penyakit bawaan yang memerlukan penanganan rutin agar tanggung jawab kehadiran mahasiswa tetap dapat terpenuhi mengingat kondisi tersebut penting bagi keselamatan dan tidak dapat dihindari,” tambahnya.

Kiat Syarat Izin Kedukaan

Melanjutkan ke permasalahan lainnya yaitu perizinan kedukaan. Untuk saat ini, Angel menyampaikan perizinan tidak dapat diberikan apabila anggota keluarga yang meninggal bukanlah anggota keluarga inti.

“Untuk perizinan di luar anggota keluarga inti (ayah/ibu/kakek/nenek/saudara) memang belum dapat diajukan pemutihan absensi dikarenakan banyak dan ragamnya hubungan kekerabatan yang ada di Indonesia sehingga apabila seluruhnya difasilitasi maka ditakutkan tanggung jawab akademik juga tidak dapat terpenuhi,” ujarnya.

Pihak kampus juga berusaha untuk memberi pengertian terkait hal yang tidak terkendali. Contohnya, akta kematian untuk pemutihan kedukaan yang dapat diberi kelonggaran bila ada kendala dalam pengurusannya.

“Izin kedukaan akan diputihkan absensinya meliputi tanggal kematian sampai dengan pemakaman. Kemudian, (meliputi juga) hal-hal wajar seperti tanggal kepulangan dari luar kota,” jelasnya.

Baca juga: WiFi Kampus Lambat, IT UMN: Akan Segera Diperbaiki

Terpenuhinya tanggung jawab akademik mahasiswa adalah aspek penting yang disorot oleh kampus terkait lika-liku perizinan ini. Itu adalah sebuah poin baik dari kampus yang peduli dan disiplin dengan pendidikan mahasiswanya. 

Namun, demi kenyamanan dan kelancaran mahasiswa, akan lebih baik jika kampus dapat mempertimbangkan kembali terkait disiplin peraturan tersebut. Peraturan diterima dan dijalankan oleh mahasiswa, maka ada baiknya jika peraturan cenderung lebih diberatkan pada kebutuhan mahasiswa. Hal ini pun ujungnya agar mahasiswa dapat tetap mengikuti perkuliahan dengan baik. 

Penulis: Michael Ludovico, Happy Mutiara Ramadhan, Jonathan Christopher Winfrey

Editor: Josephine Arella, Cheryl Natalia, Jessie Valencia

Foto: ULTIMAGZ/Ryan Richardo

Sumber: gapura.umn.ac.id