KRS Kerap Bermasalah, UMN Diharapkan Dapat Lebih Solutif

SERPONG, ULTIMAGZ.com –  Setiap masa pergantian semester, Universitas Multimedia Nusantara (UMN) mengadakan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) agar mahasiswanya dapat memilih kelas dan mata kuliah yang akan dijalankan selama satu semester.

Kegiatan tersebut dilakukan oleh mahasiswa semester tiga ke atas secara dalam jaringan (daring) yang diakses melalui situs MyUMN. Sistem pemilihan KRS secara daring ini diharapkan dapat mempermudah mahasiswa dalam proses pemilihan mata kuliah dan kelas sesuai rencana studi masing-masing.

Baca juga: Campus Living with ULTIMAGZ: Ini Aspirasi Mahasiswa untuk Kampus

Akan tetapi, sistem yang diterapkan cenderung malah menyulitkan mahasiswa sehingga menimbulkan keluhan saat proses pengisian KRS. Melihat keluhan ini, ULTIMAGZ melakukan survei terkait permasalahan KRS semester ganjil 2024/2025 yang dialami mahasiswa UMN. 

Survei ini disebar melalui Google Forms dari Selasa (03/09/24) hingga Minggu (08/09/24) dan diisi oleh 68 responden. Pengisi survei didominasi oleh mahasiswa UMN angkatan 2023 yang baru pertama kali melakukan KRS. 

Berdasarkan diagram hasil survei di atas, hanya enam responden yang tidak mengalami masalah. Sementara itu, 62 responden lainnya mengaku mengalami kendala ketika melakukan KRS semester ganjil 2024/2025.

Website yang Rawan Kendala

Meskipun dilaksanakan setiap semester, 58 dari 62 responden menyatakan bahwa laman MyUMN kerap bermasalah. Website yang seharusnya mampu mengakomodasi tiga angkatan lebih justru menjadi salah satu faktor penyebab jadwal perkuliahan kurang memuaskan.

“Ada tiga step saat KRS, tetapi server malah down di setiap step. Jadi membuang waktu. Shopping Cart juga enggak berguna karena setelah ditambahkan dan klik continue, mata kuliahnya keburu habis kuotanya. Jadi harus satu-satu,” ujar Nisrina Shidqi Nabila, mahasiswa Komunikasi Strategis UMN 2021 ketika diwawancarai oleh ULTIMAGZ pada Sabtu (14/09/24).

“Rasanya menyebalkan saat keseluruhan matkul (mata kuliah) dan studi yang sudah saya rencanakan hancur begitu saja karena website crash,” tulis mahasiswa lainnya, Ayu yang adalah mahasiswa Desain Komunikasi Visual (DKV) UMN 2023. 

Selain menghambat pemilihan kelas yang diinginkan, kendala ini juga mengancam tidak terpenuhinya Satuan Kredit Semester (SKS) mahasiswa angkatan atas.

“Ini sangat merugikan terutama bagi angkatan atas dan akhir karena jadwal KRS kami ada di akhir sesi,” tulis Maria Kristina, mahasiswa Komunikasi Strategis UMN 2021 di dalam survei.

“Saya berharap apabila mahasiswa UMN akan semakin banyak, maka ada pun kesadaran untuk memperbaiki server KRS karena ini sudah menjadi permasalahan sejak dahulu,” lanjutnya.

ULTIMAGZ mengajukan wawancara dengan tim IT Development UMN dan mengirim pertanyaan melalui surat elektronik (surel) pada Kamis (26/09/24) terkait permasalahan KRS. Kemudian, pertanyaan dari ULTIMAGZ dijawab pada Rabu (18/09/24).

“IT sudah menyiapkan kapasitas server sampai 45 kali dari kapasitas normal (di luar KRS) dan terus melakukan monitoring selama pengisian KRS berlangsung. Tim segera merespons dan bertindak untuk mengatasi masalah yang terjadi selama jadwal pengisian KRS,” tulis tim IT Development UMN ketika ditanyakan mengenai penyebab server MyUMN yang selalu bermasalah saat masa KRS.

Tim IT Development UMN juga mengimbau para mahasiswa untuk memperhatikan dan membaca setiap informasi yang diberikan oleh Biro Informasi Akademik (BIA) UMN dari masa pra-KRS hingga KRS. Selain itu, apabila mengalami kendala pengisian KRS, mahasiswa dapat menghubungi layanan bantuan yang tertera pada Pengumuman Ketentuan Pengisian KRS. 

“Kami akan berdiskusi dengan prodi (program studi) dan BIA UMN untuk me-review jadwal pembagian pengisian KRS yang sudah berjalan beberapa semester terakhir, apakah perlu diperbaiki atau disesuaikan,” tulis tim IT Development UMN.

Minimnya Kuota Kelas

Terlepas dari masalah website, 41 responden merasa bahwa kelas yang dibuka terlalu sedikit. Setelah website kembali stabil, mereka kaget melihat kuota kelas yang hendak diambil telah penuh. 

Saat hal tersebut terjadi, mahasiswa dapat mengajukan penambahan kapasitas kelas di aplikasi UNION. Namun, permintaan tersebut kerap lama mendapatkan tanggapan. 

Mahasiswa yang mengajukan permintaan juga merasa penerimaan atau penolakan permohonan penambahan kuota kelas kurang informatif. Belum lagi jam istirahat lama yang mengharuskan mahasiswa terus memantau MyUMN dan UNION tanpa kepastian.

“Aku sampai dua hari KRS karena kuota kelas penuh dan aku enggak dapat kelas. Dua hari pun enggak cukup, aku juga harus ikut tambah ganti. Padahal, biaya kuliah naik terus tapi malah enggak dapat kelas,” ujar Nisrina.

Seperti yang Nisrina rasakan, banyak mahasiswa di UMN yang merasa keberatan dengan kuota kelas yang kurang memadai. Seharusnya, kuota kelas juga turut diperbanyak untuk memenuhi keperluan mahasiswa. 

“Padahal sistemnya war. Rugi banget kalau SKS enggak terpenuhi karena kurang kapasitas kelas,” tulis mahasiswa Komunikasi Strategis UMN 2022 secara anonim.

Untuk menjawab respons survei tersebut, tim IT Development menegaskan bahwa pihaknya hanya berperan sebagai penyedia sistem, sedangkan Prodi dan BIA-lah yang memiliki wewenang untuk menyusun jadwal serta mengatur ketersediaan kelas. 

“Proses pengisian KRS melibatkan semua prodi dan BIA. Terkait data penjadwalan atau mata kuliah yang ada di MyUMN disiapkan oleh prodi dan BIA. Silakan untuk dikonfirmasi ke mereka. Dari IT hanya menyediakan sistemnya,” tulis tim IT Development UMN terkait minimnya kuota kelas.

Menanggapi jawaban dari tim IT Development UMN, ULTIMAGZ telah berupaya untuk mendatangi BIA UMN secara langsung. BIA UMN kemudian mengarahkan ULTIMAGZ untuk mengirim surel. 

ULTIMAGZ pun menghubungi BIA UMN melalui surel untuk wawancara perihal pengisian KRS pada Rabu (11/09/24). Namun, hingga artikel ini ditulis, ULTIMAGZ tidak menerima balasan dari BIA UMN. 

“Sesuai dengan surat edaran dari BIA, BIA dan IT menyusun jadwal pengisian KRS dengan membagi jadwal pengisian antar fakultas/prodi/angkatan dalam beberapa hari dan jam. Dengan tujuan untuk membagi beban puncak pada sistem dan respons layanan dari Posko KRS,” lanjut keterangan IT Development UMN.

Tak jarang, kuota kelas juga penuh karena mata kuliah yang dijadikan opsi untuk lintas jurusan (linjur) sehingga dapat diambil oleh mahasiswa prodi lain. Hal itu membuat mahasiswa yang ingin mengambil mata kuliah jurusannya tentu akan kesulitan mencari kelas. 

Pengambilan linjur memang menjadi hak setiap mahasiswa, tetapi jika malah menyulitkan mahasiswa dari prodi tersebut, kampus harus menyikapi kondisi tersebut secara adil.

BIA Dinilai Belum Cukup Solutif

Ketika mahasiswa mengalami masalah dalam mengisi KRS, peran serta kampus untuk membantu mahasiswa sangat diperlukan. Maka dari itu, BIA UMN diharapkan mampu proaktif dalam menyelesaikan permasalahan pengisian KRS.

Akan tetapi, mahasiswa menilai bahwa BIA UMN belum cukup solutif dan responsif ketika mahasiswa mengalami kesulitan dalam mengisi KRS. Selain itu, masa tunggu respons dari BIA UMN pun cukup lama sehingga kuota kelas sudah terisi penuh setelah para mahasiswa menerima balasan.

“Tolong, dong BIA kinerjanya lebih ditingkatkan lagi, suka kesal sama BIA yang responsnya lama banget. Ketika ditanya (ke BIA) malah dioper ke kaprodi (Ketua Program Studi). Bukannya solutif, malah saling mengoper jawaban,” tulis seorang mahasiswa UMN dari jurusan Akuntansi 2022 secara anonim.

Selain itu, Posko KRS yang selalu dibuka ketika masa KRS pun kurang membantu mahasiswa. Layanan Posko KRS beroperasi dari pukul 09.00 hingga 16.00 WIB. Sementara periode KRS mahasiswa berlangsung selama dua hari, dimulai dari pukul 08.00 hingga pukul 23.59 WIB pada hari berikutnya.

“Apalagi yang ada di Posko KRS. Buka jam 9, selesai jam 4. Benar-benar enggak membantu,” lanjut mahasiswa tersebut di dalam survei.

Harapan Pengisian KRS UMN ke Depannya

Selain masalah website, ada juga mahasiswa yang mengalami kendala jauh sebelum pelaksanaan KRS. Berdasarkan survei, 16 responden merasa informasi mengenai KRS untuk angkatan 2023 terasa kurang.

Sebetulnya, informasi tersebut telah tersedia di panduan dari tiap jurusan. Akun seperti Foundation Year DKV dan I’M KOM UMN juga menyediakan informasi KRS dan mata kuliah yang boleh diambil. Meskipun begitu, ada juga mahasiswa yang tidak mengetahui kehadiran informasi tersebut.

“Banyak sekali teman-teman saya yang ternyata kewalahan saat KRS, mereka bilang clueless banget,” tulis Sharon, mahasiswa DKV UMN 2023 di dalam survei.

Masalah pengisian KRS yang dialami oleh mahasiswa UMN bukanlah sebuah hal baru. Maka dari itu, para mahasiswa UMN berharap pihak kampus dapat mengambil tindakan secara cepat dan nyata.

Selain itu, seiring dengan meningkatnya jumlah mahasiswa di UMN, sistem pengisian KRS di UMN pun harus turut diperbaiki dan ditingkatkan. Jumlah kuota kelas juga harus diperbanyak agar tidak ada lagi mahasiswa yang tidak mendapatkan kelas dan berujung menghambat proses pembelajarannya.

Baca juga: Dilema Fleksibilitas Waktu dalam Pengembangan RPKPS

Sebagai suatu hal yang rutin dilakukan oleh para mahasiswa, UMN harus lebih gencar lagi dalam melakukan sosialisasi tentang cara melakukan pengisian KRS. Peningkatan infrastruktur teknologi termasuk server hingga pengelolaan kuota kelas merupakan salah satu hal krusial yang harus diperhatikan kampus. 

Ke depannya, para mahasiswa berharap pihak kampus dapat memperbaiki sistem pengisian KRS, lebih responsif, dan solutif dalam menanggapi keluhan mahasiswa saat masa pengisian KRS. Kampus diharapkan pula untuk lebih adaptif terhadap kebutuhan mahasiswa yang terus berkembang. 

Penulis: Jessica Kannitha, Kristy Charissa Lee, Radella Dagna

Editor: Cheryl Natalia, Jessie Valencia, Josephine Arella

Foto: ULTIMAGZ/Andita Chayara