SERPONG, ULTIMAGZ.com – Menanggapi kebingungan mahasiswa mengenai penurunan kapasitas Google Drive Universitas Multimedia Nusantara (UMN) dari 1 terabyte (TB) menjadi 15 gigabyte (GB), pihak IT UMN mengadakan diskusi pada Selasa (16/05/23) di gedung C lantai 4 ruang Diagram Hub.
Diskusi ini dilakukan bersama dengan Dewan Keluarga Besar Mahasiswa (DKBM) UMN, Ikatan Mahasiswa Fakultas Ilmu Komunikasi (IMKOM), Himpunan Mahasiswa Film (HMFILM), dan media kampus ULTIMAGZ. Ada pun Krizia Angelina, Manajer Kemahasiswaan turut memfasilitasi pertemuan ini.
Baca juga: Google Drive UMN Jadi 15 GB, Mahasiswa Bingung dan Keberatan
Manajer IT UMN Rheemar Hardiyanto atau yang disapa Anto menyatakan bahwa penurunan kapasitas Google Drive UMN terjadi karena adanya perubahan kebijakan dari Google yang membatasi kapasitas penyimpanan Google Workspace untuk institusi pendidikan (Google Education).
“Pada pertengahan 2022 mereka (Google) menyampaikan kebijakan baru bahwa untuk yang institusi pendidikan tidak lagi unlimited. Free dan unlimited. Tapi, kemudian untuk yang free ada limit-nya karena mereka melihat bahwa sebenarnya penggunaan institusi pendidikan itu wajarnya berapa. Itu mereka sudah analisa,” ujar Anto.
Melansir dari blog.google, kebijakan ini diberlakukan akibat bertambahnya institusi pendidikan setiap tahunnya, sehingga penyimpanan yang digunakan pun juga meningkat. Ketentuan baru ini sudah berlaku sejak Juli 2022 lalu.
UMN sendiri sudah menjalankan kebijakan baru ini pada 2022 sampai awal 2023, tetapi pembatasan tersebut berlaku pada akun alumni dan mahasiswa yang tidak aktif.
“Semua universitas action-nya di 2022. Kita juga action-nya di 2022, tapi menyentuhnya ke alumni,” ucap Wawan selaku salah satu perwakilan IT UMN.
Kendati demikian, penyimpanan akun student UMN saat ini masih melebihi kapasitas yang telah diberikan Google yaitu 100TB. Sebanyak 9.504 akun mahasiswa aktif menggunakan penyimpanan sebesar 306.461 TB. Hal ini menandakan UMN perlu mengurangi sebanyak 206.461 TB.
Berdasarkan data Mei 2023, mahasiswa mengambil sebesar 85 persen penyimpanan. Sementara itu, staf dan dosen mengambil 15 persen.
Apabila penyimpanan ini tetap melebihi kapasitas yang telah ditentukan oleh Google sampai masa tenggangnya pada pertengahan Juni, spesifiknya yakni Minggu (18/06/23) sampai Senin (19/06/23), Google akan mengunci sistem tersebut. Dengan demikian, pengguna tidak dapat memodifikasi dan mengunggah dokumen baru di Google Drive. Akan tetapi, pengguna tetap dapat melihat dan mengunduh dokumen tersebut.
Melihat hal tersebut, pihak IT melakukan analisis mengenai besar penyimpanan yang digunakan oleh mahasiswa UMN. Diketahui bahwa terdapat lebih dari 70 persen mahasiswa yang menggunakan penyimpanan kurang dari 100 GB.
Oleh sebab itu, pihak IT memutuskan untuk menyebarkan himbauan kepada para mahasiswa yang memiliki penyimpanan lebih dari 100 GB pada Senin (08/05/23) secara pribadi melalui WhatsApp.
Selain itu, ada pun Google Form yang perlu diisi mahasiswa yang dihubungi oleh pihak IT. Wawan mengatakan bahwa apabila mahasiswa mengisi tautan tersebut, akun mereka tidak akan terkena suspend.
“Kalau lihat dari pengumumannya di sini kan kita menghimbau. Jadi, enggak ada penekanan harus sampai sekian giga. Jadi, menghimbau. Kemudian, yang kedua, yang bisa kita suspend (adalah) untuk mahasiswa yang tidak merespons,” jelas Wawan.
Sementara itu, bagi mahasiswa yang akunnya sudah terkena suspend, akun mereka akan dibuka satu hari setelah mereka mengisi Google Form.
Kapasitas yang Berbeda-beda
Kapasitas yang diberikan UMN pada mahasiswa ada dua, yaitu 1 TB yang dimiliki oleh mahasiswa angkatan 2019-2021 dan 15 GB pada angkatan 2022.
Pada saat Google menyediakan fasilitas unlimited, pihak IT sebagai admin tidak dapat membatasi kapasitas yang dimiliki mahasiswa. Namun, fitur pembatasan tersebut muncul pada saat Google menyatakan kebijakan baru mereka. Oleh karena itu, UMN mengambil batas kapasitas sebesar 1 TB.
“Jadi akhirnya kita putuskan oke deh kita ambil batas paling atas. Paling atas berapa? Kita coba satu tera dulu. At least tidak melewati itu,” ucap Wawan.
Akan tetapi, alih-alih 1 TB, angkatan 2022 mendapatkan kapasitas sebesar 15 GB. Hal ini terjadi karena UMN menerapkan fasilitas pembatasan Google yang umum sebagai pembenahan kebijakan Google yang baru.
“Nah, memang kemudian untuk yang mahasiswa angkatan 2022, ini kita coba lakukan aturan yang kita coba berdasarkan fitur atau fasilitas Google yang bersifat umum yang 15 giga,” kata Anto.
Namun, hal ini hanya bersifat sementara sampai kebijakan baru keluar. Kebijakan ini akan melibatkan seluruh mahasiswa dari angkatan lama hingga baru.
Media Penyimpanan Dokumen Baru
Pihak IT UMN berencana untuk menggunakan Office 365 sebagai media penyimpanan dokumen yang baru. Dengan versi A1 365, kapasitas yang didapatkan adalah sebanyak 1 TB, sehingga mahasiswa pun dapat memindahkan dokumen mereka ke layanan tersebut.
Sementara itu, layanan komunikasi akan tetap menggunakan layanan Google Workspace, yaitu Gmail dengan kapasitas 5 GB. Namun, kebijakan ini masih belum dapat dipastikan.
Baca juga: Jokowi: Masker Tak Lagi Wajib, UMN Masih Tetapkan Prokes
“Kalau confirm atau enggaknya, nanti alurnya seperti apa, confirm-nya apa, nunggu (surat keterangan) SK atau kebijakan yang baru,” kata Wawan.
Pihak IT UMN sendiri berencana untuk melakukan sosialisasi dari kebijakan baru ini antara Juli dan Agustus 2023.
Reporter: Margaretha
Editor: Michael Ludovico, Vellanda
Foto: Rafael Amory J
Sumber: blog.google
